データベース機能を使うためのお作法にのっとって、1行1件として貯め込んだデータ。
こういったデータの集合体を、「フリガナであいうえお順に」とか、「年齢が若い順に」という風に、自分の用途に合わせてデータの並び順を変えることを「並べ替え」と言います。
そして、並べ替えをする上で、言われると当たり前に思うけれど、頭の中で確実にイメージとして持っておきたいのが、
データは1行1件として貯め込まれているので、行ごとまるっと並び順が変わる
ということ。
例えば、下の図のようなデータの集合体で、「フリガナであいうえお順にしたい」と思ったとします。
そして、並べ替えの結果が分かりやすいように、1件分だけセルに色を塗りました。
そして、フリガナであいうえお順に並べ替える操作をすると・・・
（操作方法は別のページでご説明しますので、まずはこのまま読み進めてください。）
さっきまで表の一番下にあった色付きのデータが、ドンと上の方に動いてきました。
フリガナを基準にして、行ごと並び順が変わったことが分かります。
「行ごと順番が変わる」というイメージを、まずは頭の中に焼き付けておいてください。
昇順・降順とは
並べ替えの機能では、並べ替えの順番のことを「昇順」「降順」という風に言います。
「1、2、3・・・」の順や、「あ、い、う・・・」の順番にしたい時は、「昇順」と「降順」のどっちを選べばいいのか、またその逆に、「・・・3、2、1」の順にしたい時はどっちを選べばいいのか、慣れると悩んでいたことがウソのようなのですが、最初のうちは悩む方も多いです。
この「昇順」「降順」は、下の図のように覚えていきます。
階段の1段目から2段目へ、2段目から3段目へという風に、階段を昇る順番が「昇順」です。
「1、2、3・・・」という、一番イメージしやすい順です。
文字で一番イメージしやすい順番は、「あ、い、う・・・」という「あいうえお順」だと思います。
これも「昇順」となります。
階段の3段目から2段目へ、2段目から1段目へという風に、階段を降りる順番が「降順」です。
大きい方から小さい方へ、「・・・3、2、1」と降りていく順番、つまり「昇順の逆」となります。
文字だと、「あいうえお順」の逆、「ん→あ」に向かう順番です。
並べ替えができない！
というわけで、Excelでは数字も文字も昇順や降順になるよう並べ替えができるので、当然、漢字でも並べ替えができます。
Excelさんは、セルに文字を入力したときの読み情報を、そのまま記憶しているので、漢字を並べ替える際は、その読み情報を元に並べ替えをしています。
例えば、「本部」という漢字を入力した際に、「ほんぶ」と入力したのか、「もとべ」と入力したのかを記憶しているので、その読み情報を元に並べ替えをしているわけです。
なので、文字は正しく入力されているのに、並べ替えが思い通りの結果にならないという場合には、Excelさんが記憶している読み情報を表示してみて、違う場合には、記憶されている読み情報を修正します。
その他にも、並べ替えができない！ということがあった場合には様々な理由が考えられますが、その中でもよくある理由が、「データを貯め込む時に、データベース機能を使うためのお作法にのっとっていない」ということが挙げられます。
例えば、データベース機能を使うためのお作法には、
1行1件として入力する
というものがあるのに、これを無視しして、下の図のように結合したセルがあったりすると、並べ替えはできません。
これ、結構多いケースなんです。
もし、このような意味合いの表で、更に並べ替えができるように作るのなら、1行1件となるよう、下の図のようなつくりにすれば、並べ替えができます。
また、データベース機能を使うためのお作法には、
データベースとして使いたい部分と、それ以外の部分との間には1つ以上の空白行・空白列を作っておく
というものもあるのですが、これを無視して、貯め込んだデータのすぐ下の行に、下の図のような計算行なんかを作ってしまったりすると、
並べ替えした途端に、計算行もデータの一部としてみなされ、並べ変わってしまうなんて悲しい結果を招くこともあります。
通常、データベース機能の1つである並べ替えをするためには、データベース機能を使うためのお作法にのっとってデータを貯め込んでおかないと、並べ替えの機能自体が使えません。
でも、こういった計算行がある場合は例外で、並べ替えの方法をちょっと工夫することで対処することができます。
どういった場合に、どんな並べ替えの方法を使えばいいのか、その切り分けを次にご覧いただくことにしましょう！
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「並べ替え虎の巻チャート」で、並べ替えの操作を使い分け
並べ替えの基本的な操作方法は、大きく分けて3つあります。
3つの操作方法のうち、どれを選んだらいいかという使い分けの判断には基準があって、まず最初が、
並べ替えしたい表のすぐ上や下の行（又はすぐ左隣・右隣の列）に、計算行などの並べ替えしたくないものがある
という、下の図のような場合です。
そして、2つ目の判断の基準が、
並べ替えの基準が複数ある
という場合です。
下の図のように、「入社日が古い順に並べ替え、同じ入社日だった場合には、更にフリガナであいうえお順に並べ替える」のように、並べ替えの基準が複数ある場合です。
この2つの判断基準にYES・NOで答えていくと、あ〜ら不思議！
どの操作を使えばいいのかが分かりますヨ。
名付けて、「並べ替え虎の巻チャート」です！（笑）
それでは、それぞれの並べ替えの操作は、下記のページをご覧ください！
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